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Wie mit KI auch in KMU Prozessmanagement wichtig wird.

Wir müssen KI in unserer Wertschöpfung einsetzen! Diese Forderung hört man immer häufiger auch in KMU.

Aber wie soll das gehen, welche Ziele sollen mit dem Einsatz von KI erreicht werden, wie können KI-Lösungen einen Wettbewerbsvorteil generieren? An welcher Stelle im betrieblichen Ablauf ist KI sinnvoll? Fragen, die hier sofort aufkommen.

Dabei gibt zwei unterschiedliche Ansätze zum Vorgehen.

Im ersten Ansatz wird der immer größer werdende Markt für IT-Lösungen mit KI-Unterstützung untersucht. Er bietet eine Vielzahl fertiger IT-Lösungen und Tools mit KI-Unterstützung. KI gestützte Automatisierungslösungen die "irgendwie" den Tätigkeiten der Wertschöpfungskette des Unternehmens entsprechen, lassen sich dort mit Sicherheit finden. Diese Lösungen sind meist an die speziellen Anwendungsfälle des Unternehmens anpassbar und schnell integrierbar. Schnittstellen zu Standard IT-Systemen sind vorhanden und können in die IT-Landschaft des Unternehmens eingebunden werden. Mit diesem Vorgehen kann schnell die Forderung nach KI im Unternehmen umgesetzt werden, dabei mit relativ geringen Kosten.
Aber! Aber werden damit auch die Anforderungen der Kunden erfüllt, kann die geforderte Qualität erreicht werden? Sind alle gesetzten Unternehmensziele erreichbar? Hat die KI Auswirkungen auf die Organisation als Ganzes und auf die internen und externen IT-Systeme? Laufen die Teilprozesse, Prozesse und Geschäftsprozesse mit der KI optimierter und damit effizienter?
Vielleicht!? Sicher ist es nicht. Diese Aspekte wurden ja nicht bei Auswahl und Implementierung der KI gestützten IT-Lösung berücksichtigt.

Der zweite Ansatz benötigt etwas mehr Zeit, viel Vorbereitung und ist aufwändiger. Dafür berücksichtigt er mit strukturiertem Vorgehen die Einflüsse und Abhängigkeiten auf
- IT
- Qualitätsmanagement
- Organisation als Ganzes

In diesem Ansatz bemüht man das klassische Prozessmanagement.
1. Identifizieren aller Geschäftsprozesse im Unternehmen. Welche Prozesse gibt es?
2. Beschreibung der Prozesse. Von wo bis wo gehen die Prozesse und was passiert in den Prozessen?
3. Optimieren der Prozesse. Wie läuft der Prozess schneller, besser und kostengünstiger?
4. Analysieren der Prozessoptimierung. Welche Auswirkungen haben die Optimierungen auf das Gesamtsystem/Unternehmen?
5. Automatisierung/Digitalisierung der Prozesse. Welche Abläufe und Tätigkeiten sind mit Automatisierungs- und Digitalisierungslösungen effizienter durchführbar? Für welche Aufgaben ist eine KI-Unterstützung sinnvoll und hilfreich?
6. Auswahl der Tools und Systeme. Welche Systeme erfüllen die Anforderungen des Gesamtsystem/Unternehmen?
7. Analyse der Prozessautomatisierung. Welche Auswirkungen haben die Automatisierungen auf das Gesamtsystem/Unternehmen?
8. Umsetzung der Prozessautomatisierung/-digitalisierung. Durchführung der Maßnahmen Optimierung/Automatisierung/Digitalisierung.
9. Validierung der Prozessautomatisierung/-digitalisierung. Wurden alle Ziele des Gesamtsystems/Unternehmens erreicht? Welche Maßnahmen zur weiteren Prozessverbesserung müssen noch durchgeführt werden.
10. Kontinuierlichen Verbesserungsprozess durchführen.

Der Einsatz von KI erfolgt nach diesem Ansatz als Bestandteil der allgemeinen Prozessautomatisierung/-digitalisierung und nur dort im Prozess, wo KI-Lösungen sinnvoll und nützlich sind. Einflüsse auf das Gesamtsystem bzw. das Unternehmen werden dabei berücksichtigt und der Erfolg wird wahrscheinlicher.

In KMU wird die Notwendigkeit professioneller Prozessmanagementmethoden noch nicht immer gesehen. Mit dem Druck zur Digitalisierung und dem Einsatz von KI wird es aber auch hier immer wichtiger, Prozesse zu leben und Prozessmanagementsysteme zu etablieren. Unternehmen, die ihre Prozesse kennen und aktiv managen sind langfristiger erfolgreich.