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Warum wir Prozesse managen?

Ein gutes Prozess Management gewinnt im operativen Geschäft immer mehr an Bedeutung. Vor allem der Übergang von Manufakturfertigung auf Massenproduktion/-rollout erfordert ein gut durchdachtes und ganzheitliches Prozessdesign über die gesamte Prozesskette. Bei hohen Stückzahlen oder großen Rolloutmengen wirken sich nicht optimal gestaltete Prozessabschnitte negativ auf die Effizienz des Gesamtprozesses aus. Auswirkungen sind hohe Produktionskosten, lange Lieferzeiten, Prozessfehler und -störungen und damit nicht eingehaltene Liefer-/Bereitstellungszeiten, letztendlich unzufriedene Kunden und finanzielle Verluste.
Häufig werden Prozesse aber vor dem Wirkbetriebsstart nicht sorgfältig ausgestaltet und dokumentiert, sondern im Rahmen eines Pilotversuches, meist von den Entwicklern, manuell (ähnlich einer Manufaktur) durch die Prozesskette getragen. Bei geringen Stückzahlen und ohne harte Lieferfristeinhaltung geht das oft auch recht gut. Dabei werden die wichtigsten Arbeitsschritte kurz beschrieben und mit Hilfe von Screenshots der IT-Systeme Klickanleitung als Arbeitshilfe erstellt. Wenn diese "Prozesse" dann im Massenrollout/-produktion ankommen, entstehen viele verschiedene, individuelle Varianten des Ablaufs, die meist zum Ziel führen, aber wenig effizient, schnell und optimal sind. Schnell kommt es daher zu Forderungen nach standardisierten, optimierten und automatisierten Prozessen.
Ohne ganzheitliches Prozessmanagement im operativen Geschäft ist da nichts zu machen, ist ein positiver Business Case kaum möglich.
Ein ganzheitliches Prozessmanagement beginnt mit einem Prozessdesign, d.h. Visualisierung des Prozessablaufs über eine grafische Prozesssprache (z.B. BPMN und/oder UML) von Auftrag bis Lieferung unter Berücksichtigung von Schnittstellen, Abhängigkeiten, Informations- und Datenflüssen sowie beteiligte Organisationseinheiten.
Die Visualisierung des Prozesses ermöglicht im nächsten Schritt eine systematische Optimierung des Ablaufes und damit Senkung der Kosten, Verkürzung der Durchlaufzeiten und Vermeidung von Prozessfehlern. Hier kommt u.a. die Methode des Wertstromdesign zum Einsatz, welche die Wertströme im Fokus hat, nicht wertschöpfende Tätigkeiten und Verschwendungen eliminiert und dabei die Kundenperspektive einnimmt. Darüber hinaus kann mit der Wertstromanalyse das Automatisierungs-/Digitalisierungspotenzial im Prozess identifiziert werden.
Auch optimal implementierte Prozesse unterliegen sich ständig ändernden Rahmenbedingungen, Einflüssen von außen und angepassten Anforderungen. Daher ist ein Prozesscontrolling und Messungen von Prozess-KPI's ohne Alternative. Die ständige Überwachung der Prozessperformance und Prozessqualität ist Grundlage und Trigger für kontinuierliche Prozessverbesserung. Nur durch fortlaufende Überwachung und Verbesserung kann die optimale Prozessqualität über den gesamtem Prozesslebenszyklus aufrecht erhalten werden.
Ein professionelles Prozessmanagement erfordert umfangreiches, sehr hohes und aktuelles Knowhow auf dem Gebiet der neuesten Prozess Management Methoden wie z.B. BPMN 2.0, UML, Wertstrom 4.0, Lean Management, Six Sigma, Kaizen, 5-Why-Methode. Implementierung, Steuerung und Verbesserung eines prof. Prozessmanagements in den Organisationseinheiten sowie das befähigen der Mitarbeitenden und Führungskräfte der Organisation zum prof. Prozessmanagement ist nicht nebenbei, d.h. neben den fachlichen und operativen Aufgaben umsetzbar. Hierzu bedarf es einer spezialisierten und gut qualifizierten, festen Organisationsstruktur mit dem Mandat zur Regelungsgabe für standardisiertes Prozessmanagement.
Nur eine Community von prozessinteressierten Mitarbeitenden reicht für ein zeitgemäßes Prozessmanagement nicht mehr aus. Das Prozessmanagement kann den größten Mehrwert für den Geschäftsbereich nur erbringen, wenn es als fester Bestandteil der strategischen Geschäftssteuerung im Management gelebt wird.